MANUAL INTERNO PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES – COLEF –

MANUAL INTERNO PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES – COLEF –

INTRODUCCIÓN
La ley estatutaria 1581 de 2012, tiene por objeto el desarrollo del derecho fundamental de las personas
a conocer, actualizar, modificar, rectificar y sustraer la información que de ellas se haya solicitado y
almacenado en las bases de datos de cualquier entidad sea de naturaleza pública o privada,
garantizando lo dispuesto en la Constitución Política y demás disposiciones legales y jurisprudenciales
que buscan y exigen proteger derechos y libertades que por su naturaleza deben ser de aplicación
inmediata y generalizada, entre los cuales se destacan los consagrados en el artículo 15, esto es, el
derecho a la intimidad personal, familiar y a su buen nombre, así como el derecho a la información de
que trata el artículo 20.
La Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos, según lo
establece la ley 1581 de 2012, a dispuesto que los responsables y encargados del trámiento de datos
tienen la obligación de tener un manual interno de políticas y procedimientos en el que se expliquen
claramente todos los parámetros y reglas que utilizará una organización para garantizar el correcto
tratamiento de los datos personales.
Es por ello que el Colegio Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones Afines – COLEF- como
entidad de derecho privado sin ánimo de lucro, que representa los intereses de los profesionales del
sector de la educación física, la actividad física, el deporte y la recreación, en cumplimiento de la
normatividad vigente, formula el presente Manual Interno para la Protección de Datos Personales de
sus miembros.

1. OBJETIVO
Establecer las medidas relacionadas con el tratamiento y protección de datos personales en términos
de recolección, uso, almacenamiento, actualización y supresión, teniendo como base las disposiciones
recogidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, con el
objeto de garantizar y proteger los derechos de las personas naturales que son miembros del Colegio
Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones Afines – COLEF – y que suministren sus datos
personales en forma presencial, no presencial y/o virtual.

2. MARCO JURÍDICO
• Art. 15 Constitución Política de Colombia
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013

3. DEFINICIONES APLICABLES
Las definiciones aplicables serán las contenidas en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y
demás normas concordantes, esto es:
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
Manifestación emitida por el titular de los datos personales, que puede ser expresa o a través de
conductas inequívocas, con el fin de legitimar el tratamiento de los mismos. La autorización debe
otorgarse a través de consentimiento informado, para asegurar que el titular conoce todos los usos
para los cuales será empleada la información que suministre.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del
tratamiento, con el fin de informar al titular de los datos sobre la aplicación de la política de tratamiento
de información instaurada al interior de la organización.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL PRIVADO: Según lo establecido por la Ley 1266 de 2008, es aquel que por su
naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

DATO PERSONAL SENSIBLE: Según lo establecido por el Decreto 1377 de 2013, son aquellos
que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, entre otros los
relacionados con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, etc.

DATO PÚBLICO: Según lo establecido por el Decreto 1377 de 2013, es aquel que no sea privado,
semiprivado o sensible. Son considerados de esta naturaleza los relacionados con el estado civil de
las personas, su profesión u oficio, entre otros.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS APLICABLES
Los principios aplicables para el tratamiento y protección de los datos personales que sean
recolectados por el Colegio Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones afines – COLEF- en
desarrollo de las actividades propias serán los siguientes:

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El tratamiento de datos debe sujetarse a las disposiciones
establecidas por la Ley 1581 de 2012 y sus reglamentos.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El consentimiento manifestado por el titular de los datos para su
tratamiento debe ser libre y voluntario. Es necesario comunicar con claridad los fines de los datos
suministrados. La autorización debe ser la regla general para el manejo de datos personales.

PRINCIPIO DE NECESIDAD: Los datos recolectados deben ser indispensables para cumplir la
finalidad del Colegio Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones afines – COLEF- .

PRINCIPIO DE CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos recolectados deberán ser empleados
de forma restringida para la finalidad inicialmente enunciada.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Se debe garantizar la reserva de la información
suministrada por los titulares.
La información conocida por el Colegio Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones Afines –COLEF-, será protegida para evitar su divulgación y/o circulación no autorizada, ejerciendo sobre ésta
un alto grado de diligencia en su protección, tomando para ello todas las medidas técnicas y de
cuidado.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES SOBRE LA INFORMACIÓN

DERECHO DE ACCESO: El titular podrá acceder a las bases y consultar los datos allí consignados
que se relacionan con su información personal.

DERECHO DE INCLUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN: El titular podrá incluir datos nuevos a su perfil
para ofrecer una imagen completa de su información así como solicitar que la información sobre el
consignada se actualice, con el fin de garantizar la correspondencia de los datos con la realidad.

DERECHO DE CORRECCIÓN Y SUPRESIÓN: Podrá solicitar la corrección o rectificación de la
información contenida en la base de datos. Tambien podrá solicitar la exclusión o supresión de sus
datos personales de una base por uso indebido

6. DE LA AUTORIZACIÓN Y SUS EXCEPCIONES
Los datos personales recaudados por el Colegio Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones
afines – COLEF – serán debidamente tratados, lo cual implica que su recolección, almacenamiento,
uso, circulación, eliminación, rectificación o supresión, serán efectaudas conforme a las exigencias
legales. En consecuacia, el Colegio Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones Afines – COLEF
-, solicitará al titular su autorización en el momento de la recolección de los datos.
No obstante lo anterior, atendiendo lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013,
no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales
o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012,
el Decreto 1377 de 2013.

7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos es el Colegio Colombiano de Educadores Físicos y
Profesiones Afines – COLEF -.

8. RECLAMACIONES
En atención a lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular que consideren que
la información proporcionada debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá
presentar su solicitud al Colegio Colombiano de Educadores Físicos Y Profesiones Afines–
COLEF -, para realizar las modificaciones pertinentes.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Los datos recaudados por el Colegio Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones Afines–
COLEF, tendrán las siguientes finalidades:
• Inscripción del colegiado y los trámites administrativos, contables y financieros que impliquen la
colegiatura
• Inscripción en el Registro Unico Nacional de Educador Físico RUN – EF
• Realizar convocatorias y gestionar la suscripción a congresos y eventos académicos
• Envío de correos electrónicos con información de los beneficios de nuestras alianzas académicas
y comerciales, así como de novedades de interes para la comunidad del Colegio Colombiano de
Educadores Físicos y Profesiones Afines – COLEF -..

• Verificación de datos para la realización de convocatorias a las actividades propias del Colegio
Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones Afines – COLEF -.
• Atención de peticiones, consultas y cualquier solicitud de información recibida
• Gestionar legal, contractual, y administrativamente las diferentes relaciones civiles o comerciales
del Colegio Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones Afines – COLEF -.
• Publicación de imágenes fotográficas en la página del Colegio Colombiano de Educadores Físicos
y Profesiones Afines – COLEF -.
• El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Los datos tratados por el Colegio Colombiano de Educadores Físicos y Profesiones Afines – COLEF
-, estará sujeta a medidas adecuadas a la sensibilidad de la información personal, incluidas medidas
físicas, organizativas, técnicas, ambientales para evitar una transgresión a su seguridad.